Digitalisatie: Centraliseren, integreren en presenteren van documenten in uw boekhouddossier
Virtual Invoice centraliseert, integreert en presenteert het geheel van documenten in uw boekhouddossier. Dankzij zijn herkenningsservice wordt de boekhoudkundige informatie voortaan in één klik geboekt.
Digitalisatie
De digitalisatie bestaat uit het transformeren van een stroom van documenten, in digitale verwerkingen en documenten.
Het betreft zowel boekhouddocumenten als andere documenten, zoals facturen, fiscale documenten, bankstukken, loonbestanden, statuten die in de verwerking van de financiële informatie zullen geïntegreerd worden.
Alle documentstromen zijn gecentraliseerd en geïntegreerd in uw boekhouddossier.
Elektronische facturen: Virtual Invoice integreert standaard het e-FFF formaat, aanvaard door de beroepscijferaars.
Papieren facturen : Virtual Invoice biedt een zeer doeltreffende oplossing voor de stroom van papieren facturen en in PDF (scanning – herkenning – integratie).
Financiële dagboeken: Via de automatische recuperatie van de rekeninguittreksels (inlezen van CODA bestanden), linkt Virtual Invoice automatisch het uittreksel in PDF aan de boeking in het financiële dagboek (in samenwerking met Codabox).
Andere documenten: Om het even welk PDF document kan gelinkt worden aan elk boekstuk (afschrijvingsplan, contract,…)
Scanning – Herkenning – Integratie
Het scannen werd geoptimaliseerd om de beste beeldkwaliteit te bieden aan de optische herkenningsmotor.
Optische herkenning: Virtual Invoice biedt een zeer efficiënte oplossing dankzij zijn verschillende herkenningstechnieken.
Integratie tijdens het inboeken in WinBooks: Ga rechtstreeks naar het inboekscherm van facturen: visualiseer de gescande factuur.
Alle herkende velden zijn automatisch getransfereerd in het inboekscherm.
Alle boekhoudkundige controles zijn operationeel en aanpassingen blijven mogelijk
Raadpleging en opzoeking volledige tekst
Raadpleging: de gescande documenten worden aan het boekstuk gelinkt. De gebruik(st)er kan deze dus naar believen raadplegen: met één klik verschijnt het bewijsstuk van de boeking.
Opzoeking volledige tekst: vind om het even welk document terug op basis van een eenvoudig sleutelwoord.
Goedkeuring
Vermits alle facturen in uw boekhouddossier bewaard worden, kan het systeem automatisch de facturen doorsluizen naar de personen die ze dienen goed te keuren. Alle goedkeuringsscenario’s zijn mogelijk, van de meest eenvoudige tot de meest gesofisticeerde
(