Werking Virtual Invoice
De factuurbehandeling vindt plaats in drie stappen.
Stap 1: Het scannen
Scan uw facturen ! Naar keuze in zwart-wit of in hoge kleurenresolutie. Gezien de kracht van de algoritmen en de huidige compressie, zou het jammer zijn geen kleuren te gebruiken.
Virtual Invoice™ ondersteunt de meeste scanners met een minimale resolutie van 300 DPI heeft en een TWAIN interface.
Virtual Invoice™ behandelt eveneens extern gescande afbeeldingen: met de extensies .tif, .pdf, .jpg, jpg2.
Stap 2: OCR processing
Virtual Invoice™ corrigeert uw facturen indien ze afweken van het standaardformaat, of indien ze een kop-staart-vorm hebben.
Virtual Invoice™ haalt de volledige tekst uit de factuur. Vervolgens zal ze alles opzoeken via de volledige indexering van de facturen.
Virtual Invoice™ herkent BTW-nummers, bankrekeningnummers, evenals gestructureerde mededelingen.
Virtual Invoice™ herkent de factuurdatum, haar vervaldatum, haar nummer, de belastbare bodem, het BTW-bedrag en het totaal te betalen bedrag.
Stap 3: Input
U ziet onmiddellijk de geëncodeerde factuur. Bij de scanning van de eerste factuur is er een visualisatie op het rechterdeel van het scherm .
Virtual Invoice™ stuurt alle factuurgegevens naar het encoderingsscherm: referentie, naam leverancier, factuurtotaal, data,…
Virtual Invoice™ kent automatisch bij de registratie een afbeelding toe aan de rekening van de gecodeerde boekhoudverrichting.
Vervolgens verschijnt de volgende factuur op het scherm en het proces kan herbeginnen.
Indien er bepaalde zones niet herkend worden door Virtual Invoice™, dan duidt dit met de muis aan (eventueel manueel indien weigering) en Virtual Invoice™ zal dit voor de volgende behandelingen herkennen. !
Indien de gescande factuur afkomstig is van een nieuwe leverancier, , zal uw boekhoudingssoftware onmiddellijk in uw gegevensbank de coördinaten opzoeken en ze invullen op de ‘leveranciersfiche’ (onder voorbehoud van activering van deze functie in uw software)
Liever zelf geen facturen meer verwerken? Kies dan voor onze optie Virtual Invoice™ Recognition Service (V.I.R.S.), een service die uw facturen online verwerkt – met een gegarandeerde herkenningsgraad van 100%.