Module de base Mafact full

Il s’agit du module central de la gestion.
Les écrans d’encodage sont disponibles en 7 langues (français, néerlandais, anglais, allemand, italien, espagnol et portugais). Le manuel est au format PDF, en français et en néerlandais.
Les fichiers sont de type DBF avec index CDX et la structure des fichiers est entièrement mise à la disposition des utilisateurs.

Vente

MAFACT dispose d’un suivi commercial qui débute dès l’enregistrement d’une commande client. Une date demandée et une date promise affine cette mise en route. Le nombre de journaux est illimité; les différents types sont: commande client, note d’envoi, bon de retour, facture et note de crédit. Ces journaux sont associés ou non à une imprimante, un ticket de caisse, à une localisation de stock ou à un layout particulier. Les documents sont établis, par encodage manuel (les zones d’encodage peuvent être bloquées afin d’augmenter la vitesse de traitement), par simple clôture (avec ou sans maintien du document source), et par regroupement (avec émission d’un ou plusieurs documents par client). Le programme permet de gérer les consignations sur une ou plusieurs localisations de stock. La création d’un document peut s’effectuer sur base de la référence article, de la désignation, du code à barres et de la référence particulière du client.

Client

A partir des fiches clients déjà très complètes mais disposant en plus de 16 zones paramétrables, des fonctions très facilement accessibles permettent d’obtenir immédiatement: le chiffre d’affaires sans limite d’années, les historiques avec détails, le détail des en-cours, le calcul du prix spécifique en quantité et en devise, …. Ouverture automatique du programme mail et accès direct au site URL du client. Les deux types d’escompte (déduit ou à déduire) sont définis par client de même que l’impression de la certification officielle en toutes lettres.

Représentant

A partir des fiches représentant déjà très complètes mais disposant en plus de 16 zones paramétrables, des fonctions très facilement accessibles permettent d’obtenir immédiatement: le chiffre d’affaires sans limite d’années et un calcul de commission (remise en pourcentage sur vente / achat / marge et à partir d’un article, d’une gamme, d’une catégorie, d’un groupe, d’une marque ou …). La gestion des représentants s’effectue par document et / ou par ligne du document en fonction ou non de la mention associée au client. 

Achat

Comme pour les ventes, la gestion commence dès l’enregistrement d’une commande fournisseur. Une date demandée et une date promise affine cette mise en route. Le nombre de journaux est illimité; les différents types sont: commande fournisseur, bon de livraison, bon de retour, facture et note de crédit. Ces journaux sont associés ou non à une imprimante, un ticket de caisse, à une localisation de stock ou à un layout particulier. Les documents sont établis par encodage manuel (les zones d’encodage peuvent être bloquées afin d’augmenter la vitesse de traitement), par simple clôture (avec ou sans maintien du document source), par une proposition de commande fournisseur générée sur base d’une formule de calcul paramétrable, en gestion statique ou en gestion dynamique (avec ou sans date limite) et en lien avec un document client . La création d’un document peut s’effectuer sur base de la référence article, de la désignation, du code à barres et de la référence particulière du fournisseur.

Fournisseur

A partir des fiches fournisseur déjà très complètes mais disposant en plus de 16 zones paramétrables, des fonctions très facilement accessibles permettent d’obtenir immédiatement: le chiffre d’affaires sans limite d’années, les historiques avec détails, le détail des en-cours,… Ouverture automatique du programme mail et accès direct au site Internet du fournisseur.

Stock

La modification du stock s’effectue dès l’enregistrement de la ligne d’un document, ce qui assure l’information la plus récente même si plusieurs utilisateurs travaillent simultanément dans le programme. Il n’y a pas de limitation dans la création des localisations de stocks (avec ou sans gestion de stock). Il en est de même pour le nombre d’emplacements par localisation. Les quantités minimum et maximum peuvent être calculées pour tous les emplacements ou par emplacement. Des documents de type mouvement (liés ou non à un client ou à un fournisseur) permettent les transferts de stocks (système de création automatique de la deuxième ligne), les régularisations, …. Ces documents sont établis par encodage manuel (les zones d’encodage peuvent être bloquées afin d’augmenter la vitesse de traitement). Des documents de type inventaire, sont encodés manuellement ou créés automatique par le programme (valeur LAST ou en valeur FIFO ou valeur achat fiche article), à n’importe quel moment de l’année.

Article

A partir des fiches articles très détaillées et disposant de 16 zones paramétrables, des fonctions très facilement accessibles permettent d’obtenir immédiatement: le chiffre d’affaires sans limite d’années, les historiques avec détails, le détail des en-cours. Un onglet est prévu pour l’affichage en détail des divers états de stocks et permet ainsi un suivi précis de la gestion. Le programme affiche ainsi la quantité en inventaire, le solde disponible et le solde à terme (ainsi que le détail amenant à ces quantités: en cours de commande, en cours de note d’envoi, en cours de livraison…). Un article peut être décrit en un nombre quasi-illimité de langues et sans qu’il y ait de limites de caractères. La description peut être de type générique, associée à un client et / ou associée à un fournisseur. Plusieurs types de codes à barres sont prévus; l’encodage des documents peut s’effectuer avec ou sans douchette-clavier, sur base de cet élément. Par article, outre l’unité de stockage, le programme prévoit une unité de vente (liée à la gestion du prix) soit à l’unité de base, au poids, à la surface, au volume ou à la longueur. De plus, une gestion des emballages (boîte, palette, …) permet un encodage rapide en entrée et sortie des marchandises. Par article, outre l’unité de stockage, le programme prévoit une unité de vente soit à l’unité de base, au poids, à la surface, au volume ou à la longueur. Durant l’encodage, lorsque l’article prévoit une unité de vente à la surface, un menu permet d’introduire la hauteur et la largeur (la surface) et la profondeur (le volume). Celle-ci multipliée au prix unitaire donnera le prix net total. Les dimensions sont mémorisées dans un fichier distinct, lié au fichier des mouvements. Les prix sont affichés en devise de base et en devise alternative. Le programme prévoit une gestion d’articles remplacés et / ou bloqués. Le prix d’achat de revient est un prix calculé sur base d’un pourcentage, fixé en fonction de l’article, de la gamme ou du fournisseur. En ce qui concerne le prix d’achat, le programme affiche dans les deux devises, le prix minimum, le prix maximum et le dernier prix encodé. Ces valeurs sont mises à jour, par la création du bon de livraison et / ou de la facture d’achat.

Prix

La gestion des prix est très élaborée. Elle s’effectue par client, par catégorie de client ou pour tous les clients, par article, par gamme d’article ou groupe d’articles, en pourcentage, en prix net ou en prix brut avec pourcentage, en liaison ou non avec une quantité, … La mise à jour des prix de vente peut s’effectuer sur base du dernier prix d’achat, du prix d’achat de revient, du dernier prix de vente, d’une marge up, ou d’une marge down.

Transporteur

Mafact permet d’ajouter à un document un coût de transport, fonction de codes de prix associés à un code transporteur. Le prix du transport peut être lié au nombre total d’unité de base, au poids total, à la longueur totale, à la surface totale, ou au volume total. Un compte d’imputation et un code de TVA distinct sont liés à ce prix.

Payement

Mafact permet d’associer un payement avec une facture, quelle que soit la devise de payement. Un fichier permet la création de modes de payements personnalisés. Il est possible d’imprimer des listes détaillées ou non des sommes obtenues par type de payement, par jour ou par mois.

Statistiques

Toutes les listes (plus de 700) sont établies avec le logiciel CRYSTAL REPORTS 2008 (marque déposée par SAP) et sont susceptibles d’être modifiées par l’utilisateur (qui disposerait de ce programme). Une prévisualisation est possible avant l’impression et l’exportation peut s’effectuer vers un fichier (Word, Excel, Ascii, Html, ….) avec ou sans ouverture de l’application, ou vers Mapi (Outlook). Le programme dispose de listes sur les fichiers de base, de contrôles mensuels / journaliers / de liaison, de statistiques de vente et d’achat par client, fournisseur, article et représentant, de listes des encours, de listes de prix (spécifiques ou non), de listes d’inventaire, avec ou sans valorisation, avec ou sans dépréciation sur 5 années, ….

Liaisons comptables

Les factures et les notes de crédit (client et fournisseur) sont susceptibles d’être liées à diverses comptabilités dont WINBOOKS. Un export générique est également prévu. Les liaisons peuvent être directes (sur le même site) ou décentralisées (comptable externe). Des codes d’exportation sont prévus pour accorder MAFACT et la comptabilité et cela tant au niveau des codes de TVA, des codes journaux, que des codes client / fournisseur. Le programme exporte également des données analytiques.