Basismodule Mafact Full
Deze module is de centrale module voor het beheer = de basismodule.
MAFACT wordt geleverd in 7 gebruikerstalen (Nederlands, Frans, Duits, Engels, Spaans, Italiaans en Portugees). Het handboek bestaat in het Nederlands en het Frans in PDF formaat.
De bestanden zijn van het type DBF met CDX-indexen. De structuur van de bestanden is ter beschikking van de gebruikers.
Verkoop
MAFACT beschikt over een commerciële opvolging van de verkopen vanaf de bestellingen (in de basismodul, er is een bijkomende module voor de offertes) . Een gevraagde en beloofde datum verfijnen het afhandelen van deze documenten. Het aantal journaals (dagboeken) is onbeperkt. De verschillende types (in de basismodule) zijn: bestellingen, verzendingsnota’s, retourbonnen, facturen en kredietnota’s. Aan elk journaal kan een specifieke voorraadlocatie, een specifieke printer, een specifieke documentlay-out en/of een kassaticketlayout gekoppeld worden. De documenten kunnen op 3 manieren aangemaakt worden: door ze manueel in te geven, door ze af te sluiten = om te zetten naar een volgende fase (vb. van bestelling naar verzendingsnota) of door ze te groeperen (per klant kan aangegeven worden of zijn documenten gegroepeerd moeten worden in 1 document of niet). Er kunnen ook consignaties op verschillende voorraadlocaties beheerd worden en werk- of atelierbonnen, enz. De artikelen kunnen in de documenten ingegeven worden via de (eigen/interne) artikelreferentie, de omschrijving, de barcode of de (externe) artikelreferentie van de klant.
Klant
De klantenfiches zijn zeer uitgebreid en bovendien voorzien van 16 vrije, door de gebruik(st)er te parametreren velden. Vanuit de fiches kunnen o.a. de volgende gegevens snel en eenvoudig opgevraagd worden: omzetcijfers zonder beperking van het aantal jaren, gedetailleerde overzichten/historieken, de lopende zaken, de berekening van de nettoprijs van een artikel, al dan niet met een bepaalde afnamehoeveelheid. Vanuit de klantenfiche kan het geïnstalleerde e-mailprogramma geopend worden met een nieuwe e-mail aan het adres van de klant en/of de website van de klant opgeroepen worden. De 2 types disconto (afgetrokken of af te trekken) kunnen per klant ingegeven worden. Hetzelfde geldt voor de officiële certifiëring van het bedrag (voluit geschreven).
Vertegenwoordiger
De vertegenwoordigersfiches zijn zeer uitgebreid en bovendien voorzien van 16 door de gebruik(st)er te parametreren velden. Vanuit de fiches kunnen o.a. de volgende gegevens snel en eenvoudig opgevraagd worden: omzetcijfers zonder beperking van het aantal jaren en een berekening van de commissie. De commissie kan ingegeven worden als een percentage op de verkoopprijs, aankoopprijs of de marge en dit voor een artikel, een gamma of familie van artikelen, een categorie van artikelen, een artikelgroep, een merk, … De vertegenwoordigers kunnen per document en per documentlijn beheerd worden. Bij het aanmaken van een document worden standaard de gegevens van de klantenfiche overgenomen, inclusief de vertegenwoordiger.
Aankoop
Net als bij de verkopen, begint de commerciële opvolging (in de basismodule) bij de leveranciers-bestelling. Een gevraagde en beloofde datum verfijnen het afhandelen van deze documenten. Het aantal journaals (dagboeken) is onbeperkt. De verschillende types (in de basismodule) zijn: bestellingen, leveringsbonnen, retourbonnen, facturen en kredietnota’s. Aan elk journaal kan een specifieke voorraadlocatie, een specifieke printer en/of een specifieke documentlay-out gekoppeld worden. De documenten kunnen op 4 manieren aangemaakt worden: manueel ingeven, afsluiten, vanaf een klantendocument, automatisch vanuit een voorstel van de te plaatsen leveranciersbestellingen dat berekend kan worden op basis van een parametreerbare formule die al dan niet rekening houdt met de gevraagde data van de klantenbestellingen. vanaf een klantendocument. De artikelen kunnen in de documenten ingegeven worden via de (eigen/interne) artikelreferentie, de omschrijving, de barcode of de (externe) artikelreferentie van de leverancier.
Leverancier
De leveranciersfiches zijn zeer uitgebreid en bovendien voorzien van 16 door de gebruik(st)er te parametreren velden. Vanuit de fiches kunnen de volgende gegevens snel en eenvoudig opgevraagd worden: omzetcijfers zonder beperking van het aantal jaren, gedetailleerde overzichten/historieken, de lopende zaken, de berekening van de netto aankoopprijs van een artikel waar u op dit moment recht op heeft, al dan niet met een bepaalde afnamehoeveelheid, … Vanuit de leveranciersfiche kan het geïnstalleerde e-mailprogramma geopend worden met een nieuwe e-mail aan het adres van de leverancier en/of de website van de leverancier opgeroepen worden.
Voorraad
De voorraden worden al bijgewerkt bij het opslaan van een documentlijn. Elke gebruik(st)er beschikt dus steeds over de meest recente informatie, zelfs indien meerdere gebruik(st)ers tegelijkertijd in het programma werken. Het aantal voorraadlocaties, evenals het aantal posities per voorraadlocatie, is onbeperkt. De minimum en maximum voorraden kunnen zowel per voorraadlocatie als in één keer voor alle voorraadlocaties ingegeven worden. Er kunnen ook voorraadlocaties zonder voorraadbeheer aangemaakt worden. Met mutatiedocumenten kunnen artikelen van één voorraadlocatie overgezet worden naar een andere voorraadlocatie: er moet hiervoor maar één lijn ingegeven worden. De inventarisdocumenten kunnen manueel ingegeven worden maar ook door het programma berekend worden (met validering FIFO, LAST, laatste aankoopprijs, aankoopprijs uit de artikelfiche). De inventarisdocumenten kunnen op elk gewenst moment van het jaar aangemaakt worden.
Artikel
De artikelfiches zijn zeer uitgebreid en bovendien voorzien van 16 door de gebruik(st)er te parametreren velden. Vanuit de fiches kunnen de volgende gegevens snel en eenvoudig opgevraagd worden: omzetcijfers zonder beperking van het aantal jaren en dit zowel voor de verkopen als de aankopen en zowel in cijfers als in hoeveelheden, gedetailleerde overzichten/historieken, de lopende zaken. In elke artikelfiche vindt U een volledig overzicht van de voorraadstatus van het artikel. Hierin worden de 3 hoofdbegrippen getoond (de inventarishoeveelheid, het beschikbaar saldo en het saldo op termijn) en alle fasen van de verkopen en aankopen die tot deze saldi leiden (in bestelling, in levering, …). Er is quasi geen beperking van het aantal talen waarin een artikel omschreven kan worden. Omschrijvingen kunnen algemeen zijn = voor alle klanten en leveranciers gebruikt worden of toegewezen worden aan een bepaalde klant of leverancier. De meest gebruikelijke barcodetypes zijn al voorzien in de fiches. In de documenten kan het artikel geselecteerd worden door de barcode te scannen of ze manueel in te geven. De prijs van het artikel kan ingegeven worden in functie van de voorraadeenheid (stuks, dozen, …), maar ook in functie van het gewicht, de lengte, de oppervlakte of het volume van het artikel. De voorraadeenheden per verpakkingstype (doos, pallet, …) kunnen eveneens in de artikelfiche ingegeven worden. Voor de artikelen waarvan de berekening van de verkoopeenheid gebaseerd is op het oppervlak of de omvang, kunt u tijdens het ingeven van een documentlijn in een apart scherm de breedte, de lengte en (indien nodig) de hoogte van de artikelen ingeven. MAFACT berekent dan de oppervlakte of de omvang. De verkregen oppervlakte of omvang wordt vermenigvuldigd met de eenheidsprijs en geeft de nettoprijs. De gegevens betreffende de breedte, de lengte en (eventueel) de hoogte worden in een afzonderlijk bestand bewaard dat gekoppeld wordt aan het bestand van de mutaties. De verkoopprijs wordt in de basis- en alternatieve munteenheid getoond. Er is een beheer van vervangartikelen en de artikelen kunnen ook geblokkeerd worden. De kostprijs van het artikel kan berekend worden in functie van een percentage t.o.v. de aankoopprijs van het artikel. Dit percentage kan ingegeven worden voor het specifieke artikel, het gamma of de leverancier. Deze gegevens worden continu bijgewerkt aan de hand van de ingegeven documenten (leveringsbonnen leveranciers en aankoopfacturen).
Prijs
MAFACT biedt U een zeer uitgebreid prijzenbeheer: de (specifieke) prijzen kunnen ingegeven worden, voor 1 klant, voor een klantencategorie of voor alle klanten, en los daarvan of er juist mee gecombineerd, voor 1 artikel, voor een gamma of familie van artikelen of voor een artikelgroep, als een kortingspercentage, als vaste prijs of een combinatie van beide, met of zonder een minimum afnamehoeveelheid. De prijzen kunnen via een apart menupunt eenvoudig bijgewerkt worden in functie van de aankoopprijs, de kostprijs, de verkoopprijs, indien gewenst in functie van de ingegeven marge, ….
Vervoerder
Met MAFACT kan aan een document een transportkost toegekend worden die een functie is van de prijscode die aan de vervoerder gekoppeld werd. Aan elke klantenfiche kan een vervoerder gekoppeld worden, maar de standaard voorgestelde vervoerder kan in het document nog gewijzigd worden. De vervoersprijs kan gekoppeld zijn aan het totaal aantal basiseenheden, het totale gewicht, de totale lengte, de totale oppervlakte of de totale omvang. Aan deze vervoersprijs zijn een afzonderlijke rekening en B.T.W.-code gekoppeld. De algemene korting wordt niet toegepast op deze transportkosten.
Betaling
Met MAFACT kunt U een betaling koppelen aan een factuur, ongeacht de munteenheid waarin de betaling werd uitgevoerd. U kunt zelf de verschillende wijzen waarmee betaald kan worden, aanmaken. U kunt al dan niet gedetailleerde lijsten afdrukken van de ontvangen sommen per betalingswijze, per dag of per maand.
Statistieken
Het programma wordt geleverd met meer dan 700 statistieken/lijsten die werden aangemaakt met het programma CRYSTAL REPORTS 2008 (gedeponeerd merk van SAP). Ze kunnen gepersonaliseerd worden door een gebruik(st)er die over dit programma beschikt. Alle statistieken kunnen op het scherm getoond worden en als bestand geëxporteerd worden (voor gebruik in WORD, EXCEL, als ASCII-, HTML- of PDF-bestand, …). Er kunnen lijsten met de gegevens van de basisfiches opgevraagd worden, statistieken met maandelijkse of dagelijkse controles, controles van de koppelingen naar het boekhoudpakket, verkoopsstatistieken van de klanten, vertegenwoordigers en artikelen, aankoopstatistieken van de leveranciers en artikelen, overzichten van de lopende zaken, (specifieke) prijslijsten, inventarislijsten met of zonder waardevermindering, ….
Koppelingen met verschillende boekhoudpakketten
De (aan- en verkoop)facturen en de kredietnota’s (op aan- en op verkopen) kunnen aan verschillende boekhoudpakketten gekoppeld worden, waardoor WINBOOKS. Er werd eveneens een algemene export voorzien. De koppeling kan rechtstreeks gebeuren (op hetzelfde werkstation of netwerk) of onrechtstreeks (als een bestand dat bijvoorbeeld naar een externe boekhoud(st)er verstuurd kan worden). Bij de export kunnen de B.T.W.-, klanten-, leveranciers- en journaalcodes van MAFACT omgezet worden in de codes van het boekhoudpakket. De analytische gegevens worden eveneens geëxporteerd.