Fonctionnement Virtual Invoice
Le traitement des factures s’effectue en 3 étapes.
Etape 1 : Le scanning
→ Scannez vos factures ! Au choix, en noir et blanc ou en couleur haute résolution. Vu la puissance des algorithmes de compression actuels, vous auriez tort de vous priver de la couleur.
→ Virtual Invoice™ supporte la grande majorité des scanners disponibles sur le marché. Il vous faut un périphérique disposant d’une résolution minimale de 300 DPI et d’une interface TWAIN.
→ Virtual Invoice™ traite également les images scannées en externe : scanners de production générant des fichiers .tif, .pdf, .jpg, jpg2.
Etape 2 : Processing OCR
→ Virtual Invoice™redresse les factures dans l’hypothèse où vos documents auraient été légèrement décalés ou lorsque l’un de vos factures se présente tête-bêche.
→ Virtual Invoice™extrait tout le texte de la facture. Il servira ultérieurement pour la recherche via indexation de l’ensemble des factures.
→ Virtual Invoice™ reconnait les numéros de TVA, les différents comptes bancaires, ainsi que les communications structurées (VCS).
→ Virtual Invoice™détecte la date de la facture, son échéance, son numéro, la base taxable, le montant de TVA et le total à payer !
→ En option, plutôt que de processer vous-même les factures, vous pouvez les confier à notre V.I.R.S. (Virtual Invoice™ Recognition Service) disponible via internet, qui vous garantira un processing et une reconnaissance à 100 %.
Etape 3 : Imputation
→ Rendez-vous en encodage des factures de votre logiciel comptable, avec la 1ère facture scannée en visualisation sur la partie droite de l’écran.
→ Virtual Invoice™ transfère toutes les données extraites de la facture dans l’écran d’encodage : références, nom du fournisseur, total de la facture, dates, …
→ Virtual Invoice™ attribue automatiquement lors de l’enregistrement l’image de la facture à la pièce comptable encodée.
→ Si des Zones sont non reconnues par Virtual Invoice™, utilisez la souris pour marquer, sur la facture, où se trouve l’élément ( ou pour l’encoder manuellement, si élément vraiment réfractaire ). Virtual Invoice™ retient vos indications pour la prochaine fois !
→ Si la facture scannée est celle d’un nouveau fournisseur, votre logiciel comptable opère une recherche immédiate dans sa base de données des entreprises et remplit automatiquement la fiche « fournisseurs » (sous réserve d’existence ou d’activation de cette option dans votre logiciel comptable).